Ständige Erreichbarkeit - Pro und Contra

Stän­di­ge Er­reich­bar­keit

Mal eben schnell Mails che­cken?

Services der Bundesagentur für Arbeit
Mein Faktor A

Mitarbeiter und Kollegen sind heute dank Smartphone und Laptop jederzeit in Reichweite. Fortschritt oder Falle? Zwei Unternehmer erzählen, wie sie es mit der ständigen Erreichbarkeit wirklich halten.

"Jeder entscheidet selbst, wann er erreichbar ist."

Kurt Schauer leitet seit über 20 Jahren die Werbeagentur Kaos in Wangen im Allgäu. 
Als Einmannbetrieb gestartet, zählt sein Team heute 15 Mitarbeiter.
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Kurt Schauer leitet seit über 20 Jahren die Werbeagentur Kaos in Wangen im Allgäu. 
Als Einmannbetrieb gestartet, zählt sein Team heute 15 Mitarbeiter.

Als kleine Werbeagentur müssen wir uns von größeren Konkurrenten vor allem in der Qualität unserer Dienstleistungen unterscheiden. Wir sind schnell, unbürokratisch und persönlich. Dazu gehört, dass unsere Kunden mich und meine Mitarbeiter gut erreichen können. In Werbeagenturen beginnt der Arbeitstag eher spät, viele Kunden erledigen ihre Büroarbeit aber in den frühen Morgenstunden, bevor sie Außentermine haben. Darauf müssen wir flexibel reagieren.

Deshalb haben einige von meinen Mitarbeitern ein Voice-over-IP-Telefon mit Firmenrufnummer, um auch außerhalb des Büros unter der gewohnten Nummer erreichbar zu sein – auf einen Anrufbeantworter verzichten wir. Allerdings weiß ich, dass manche Kollegen den Kunden auch ihre private Handynummer weitergeben. Das geschieht aber komplett freiwillig und entscheidet jeder selbst.

Eigenverantwortung ist ohnehin in einer kleinen Agentur entscheidend: Wir haben flache Hierarchien und geben unseren Mitarbeitern in vielen Bereichen freie Hand. Für uns stehen immer der Kunde und die anstehenden Projekte im Mittelpunkt.

„Schlechte Erreichbarkeit ist Kunden­vertreibung.“

Kurt Schauer

Deshalb mische ich mich auch nicht in die Kommunikation mit den Kunden ein: Jeder Mitarbeiter sollte selbst für sich entscheiden, wann und wie er erreichbar ist. Aber ich sehe, dass die Bereitschaft groß ist, in den heißen Phasen eines Projektes auch außerhalb der Kernarbeitszeiten erreichbar zu sein. Meine Mitarbeiter würden sich sogar beschweren, wenn zum Beispiel zu einem Projekt in der Endphase die finale Freigabe nicht mehr vom heimischen Rechner erfolgen könnte, nur weil der Server abgeschaltet ist oder unsere Telefonanlage auf Bandansage umgestellt ist.

Schlechte Erreichbarkeit ist Kundenvertreibung und deshalb halte ich nicht viel davon, E-Mail-Server abzuschalten oder den Mitarbeitern handyfreie Zeiten zu verordnen.

Allerdings: Wenn meine Leute nach Feierabend von zu Hause aus arbeiten, werden diese Überstunden auch als Arbeitszeit erfasst und können später abgefeiert werden. Wer in arbeitsintensiven Phasen für die Firma da ist, soll sich auch erholen können, sobald die wichtigen Projekte abgearbeitet sind.

"Mails rufe ich in meiner Freizeit grundsätzlich nicht ab."

Jan Westerbarkey ist Geschäftsführer der Westa-Gruppe. Am Stammsitz in Gütersloh beschäftigt das Unternehmen 350 Mitarbeiter.
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Jan Westerbarkey ist Geschäftsführer der Westa-Gruppe. Am Stammsitz in Gütersloh beschäftigt das Unternehmen 350 Mitarbeiter.

Unserem Unternehmen ist es wichtig, dass wir für unsere Kunden gut erreichbar sind. Aber in Zeiten von Smartphones und Push-Nachrichten ist Kommunikation so schnell geworden, dass wir das Spiel nur gewinnen können, wenn wir als Team arbeiten. Als Chef muss ich es meinen Mitarbeitern ermöglichen, dass sie auch mal eine Zeit lang ohne Telefon und Mail arbeiten können und dass sie sich nach Feierabend anderen Dingen als der Arbeit widmen können. Das funktioniert nur, wenn einer für den anderen einspringen kann und Informationen innerhalb der Firma für jeden frei zugänglich sind.

Viele Firmen setzen auf Technik, wir setzen auf Organisation: Vor fast 15 Jahren wurde die gesamte IT umgestellt. Seitdem gibt es keine persönlichen Computer mehr, keine E-Mailadressen und keine individuellen Durchwahlen. Alles wird zentral auf einem Server gespeichert. Wir haben Teams in einer Größe von sechs oder sieben Leuten gebildet, die gemeinsam Zugriff auf ein E-Mail-Konto haben. Jeder ist also stets informiert, was sein Kollege gerade mit dem Kunden abspricht, jeder priorisiert Aufgaben eigenständig. Im Team werden die E-Mails abwechselnd von den Mitarbeitern etwa alle zwei Stunden abgerufen. So ist nicht jeder ständig damit beschäftigt, E-Mails zu beantworten, und kann die meiste Zeit ohne Ablenkung arbeiten.

„Mitarbeiter müssen auch mal ohne Telefon und E-Mail arbeiten können.“

Jan Westerbarkey

Als Arbeitgeber haben wir die Aufgabe, Werkzeugkoffer anzubieten und dafür zu sorgen, dass der Mitarbeiter mit diesen Werkzeugen arbeiten kann. Wie er dieses Angebot dann nutzt, wie viel Arbeit er mit nach Hause nimmt, kann und möchte ich nicht kontrollieren. Ich persönlich halte es so: E-Mails rufe ich in meiner Freizeit grundsätzlich nicht ab. Wer abends oder am Wochenende dringend eine Information braucht, ruft mich an oder schickt mir eine SMS. Was per E-Mail an mich herangetragen wird, hat Zeit bis zum nächsten Arbeitstag. Das empfehle ich auch meinen Mitarbeitern. Zu Hause „nur mal schnell E-Mails checken“ dauert am Ende doch schnell eine Stunde – in dieser Zeit liest man lieber ein gutes Buch oder geht ins Kino.

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Ständige Erreichbarkeit ist ein nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil.
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Bei mir bleiben abends und am Wochenende Computer und Handy aus.

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