Bürosoftware braucht fast jedes Unternehmen, wir stellen Alternativen zu Microsoft Word vor

Bü­ro­soft­ware

MS-Of­fice-Al­ter­na­ti­ven im Über­blick

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Nach wie vor ist Microsoft Office der Platzhirsch unter den Büroanwendungen. In den meisten Büros in Deutschland ist das Programm seit vielen Jahren Standard für Briefe, Präsentationen und Tabellen. Doch die Kosten für die Software steigen, und Experten zeigen sich bisweilen enttäuscht, wenn eine neue Version auf den Markt kommt. Wir stellen Alternativen vor.

Wer im Büro eine Mail verschickt, nutzt Outlook, der Brief an den Kunden wird auf MS-Word verfasst, und wer die Kosten für das nächste Projekt im Auge behalten möchte, kommt um Excel nicht herum – außer er hat sich eine Spezialsoftware angeschafft, die ihm vom IT-Experten wahrscheinlich per PowerPoint präsentiert wurde.

Als 1989 die erste Version für Mac OS Classic erschien und im Jahr darauf eine Variante für Windows 3.0, war dieser Erfolg nicht absehbar. Die meisten Computer-Bildschirme waren noch monochrom, IT absolutes Neuland, und die Drucker nadelten ihr Schwarz auf Endlospapier.
Rund 15 Versionen später bietet die Softwareschmiede aus Redmond, Washington, mit dem Kauf der MS-Office-Lizenz ein Paket für jeden Arbeitsalltag: Dokumente lassen sich online in einer Cloud ebenso bearbeiten wie auf Smartphone und Tablet. Dabei können sie in Echtzeit im Team bearbeitet werden: Drei Klicks genügen, um die Kollegen einzubinden. Das funktioniert dank Office Online sogar, wenn auf deren Rechner Office überhaupt nicht installiert ist.

Doch die Software hat ihren Preis: 279 Euro kostet die günstigste Business-Version pro Rechner. Für die neue Version MS Office 2019 hat das Unternehmen zumindest für den US-Markt bereits eine zehnprozentige Preiserhöhung angekündigt. Und wer die Software in ihrer jeweils neuesten Version als Office 365 abonnieren möchte, zahlt als Unternehmen im Jahr mindestens 105,60 Euro pro Nutzer.

Dabei gibt es kostengünstige Alternativen für alle, die beim Service Abstriche machen können oder ihre Software ohnehin extern pflegen lassen. Wir stellen die besten Programme vor.

Apache OpenOffice

Als Sun Microsystems 1999 StarOffice übernahm, wollte man den Markt aufmischen: Nicht nur Privatanwender, auch Firmen durften das Programm nun kostenlos nutzen, Geld verdiente man mit dem Verkauf des gedruckten Handbuches. Wenig später legte das Unternehmen den Quellcode der Software unter dem Namen OpenOffice.org offen. Seitdem kümmert sich ein Schwarm von Programmierern um die Weiterentwicklung. Das Paket bietet eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation, ein Grafikprogramm, Präsentations- und Datenbanksoftware sowie einen Formeleditor. Der Nachteil: Nachdem Sun Microsystems 2010 von Oracle übernommen worden war, kehrten viele Entwickler dem Projekt den Rücken. Daran änderte auch die Übergabe der Anwendung an die Apache-Stiftung nichts. OpenOffice gilt deshalb als nicht immer aktuell, insbesondere bei den Schnittstellen zu MS Office. Dafür sagt man ihm eine hohe Stabilität nach. OpenOffice ist für Windows, Mac OS und Linux kostenlos erhältlich. Auch für Android gibt es eine Version, für iOS immerhin einen Reader.

LibreOffice

Entwickelt wurde das Paket just von den Programmierern, die OpenOffice 2010 verließen. Es beruht auf demselben Quellcode. Ein internationales Team entwickelt die Anwendung ständig weiter und sorgt für regelmäßige Updates und einen immer größeren Funktionsumfang. Die Oberfläche mit Symbolen und Menüs erinnert an MS Office, auch wenn die Bezeichnungen variieren und sich Microsoft-Nutzer ein wenig umgewöhnen müssen. Die Anwendungen entsprechen denen von OpenOffice. Beiden fehlt damit eine Software wie Outlook, um Mails und Groupware auszutauschen. Auch LibreOffice ist für Windows, Mac OS und Linux kostenlos. Mit LibreOffice Viewer gibt es auch eine eingeschränkte Version für Smartphones mit Android, die später auch zur Vollversion weiterentwickelt werden soll.

SoftMaker FreeOffice

Lange gab es die fränkische Antwort auf Microsoft kostenlos, nun setzt man auch bei den Machern von SoftMaker in Nürnberg auf ein Abo-Modell: Für 3,99 Euro im Monat oder 39,90 Euro im Jahr gibt es eine Textverarbeitung, ein Kalkulationsprogramm und eine Anwendung für Präsentationen. Für drei respektive 30 Euro mehr sind Wörterbücher von Duden und Langenscheidt für die Rechtschreibprüfung integriert. Wer Software lieber kauft, bekommt die aktuelle Version für 69,95 Euro bzw. 99,95 Euro, muss dann aber für Upgrades extra zahlen. Die Nutzer können die Ansicht jederzeit umschalten zwischen der klassischen Oberfläche mit Menüs und den sogenannten Ribbons, wie man sie von den neueren MS-Office-Versionen kennt. Die Entwickler werben damit, dass die Microsoft-Formate DOCX, XLSX und PPTX als Standard-Dateiformate verwendet werden und deshalb alle Dokumente direkt und ohne Konvertierung in MS Office bearbeitet werden können. Zudem wurde die Freeware Thunderbird in angepasster Version als Mail-Client implementiert, sodass Microsoft-Nutzer auch Outlook nicht vermissen werden. Softmaker gibt es für Windows und Linux, Mac-OS-Nutzer müssen auf die Thunderbird-Version bislang verzichten. Und auch wer die Software auf dem Smartphone oder Tablet nutzen möchte, wird mit Apple nicht glücklich: Die Mobilversion ist derzeit nur für Android verfügbar.

NeoOffice

Wie LibreOffice basiert auch diese Mac-OS-X-Lösung auf OpenOffice. Sie ist also nur für Apple-Nutzer interessant. Die Entwickler haben die Oberfläche auf den typischen Cupertino-Look angepasst und die Geschwindigkeit optimiert, außerdem gibt es einen Vollbildmodus. Seit Apple mit iWork ein eigenes Office-Paket kostenlos auf seine Rechner spielt, stockt die Entwicklung ein wenig. Zumal man seit einigen Monaten 29,99 Euro für die aktuelle Version verlangt. Dennoch bleibt NeoOffice für Mac-Nutzer eine vergleichsweise günstige Alternative.

WPS Office

Der chinesische Konkurrent im Office-Markt hieß bis vor Kurzem Kingsoft Office und bietet drei Versionen an: Die kostenfreie bietet nicht den vollen Funktionsumfang und zeigt Werbung an, die Premiumversion kostet im Jahr 29,99 US-Dollar und die Professional-Variante 79,99 US-Dollar. Dafür erhält man eine lebenslange Lizenz und drei Jahre Support. In den beiden Zahl-Varianten ist ein PDF-Konvertierungsprogramm und Speicher in der WPS-Cloud enthalten. WPS-Office bietet eine Textverarbeitung, eine Tabellenkalkulation und ein Präsentationstool. Optisch und funktional orientieren sich die Macher aus Fernost stark am Vorbild Microsoft, was die Umstellung erleichtert. Der Benutzer kann zwischen Menü- und Ribbonstruktur wählen. Ob das Programm gegenüber LibreOffice und OpenOffice tatsächlich Vorteile bringt, sollte vor einem Kauf in der Free-Variante ausprobiert werden. Das Paket gibt es in Versionen für iOS, Android und den Windows-Rechner, eine Linux-Version wird derzeit entwickelt.

Google Office und G-Suite

Wer sich ganz aufs Internet verlassen möchte und gerne im Team online arbeitet, für den bietet sich das kostenlose Google Office an. Die Business-Variante G-Suite punktet mit telefonischem Support und zusätzlichen Funktionen. Sie kostet pro Nutzer mindestens vier Euro im Monat, enthält eine eigene Maildomain, Video- und Telefonkonferenzen, gemeinsame Kalender, 30 GB Cloudspeicherplatz und Online-Programme für Dokumente, Tabellen und Präsentationen. Gegen Aufpreis gibt es mehr Speicherplatz, bessere Suchfunktionen und zusätzliche Datensicherung. Googles Web-Office ist allerdings nicht voll kompatibel mit MS-Office – dafür lassen sich die Dokumente in Echtzeit von mehreren Nutzern gleichzeitig bearbeiten. Abzüge gibt es allerdings für den Datenschutz: Zwar werden sämtliche Dokumente verschlüsselt auf den Servern gespeichert, doch der Internetriese hat für die Gratisversion einen Zweitschlüsssel und darf die Inhalte der Dateien scannen und analysieren, um personalisierte Werbung zu generieren. G-Suite-Daten werden hingegen laut Angaben des Unternehmens nicht analysiert.

iWorks

Wer einen Apple-Rechner, iPhone oder iPad kauft, erhält seit 2013 kostenlos iWork mit den Programmen Pages, Numbers und Keynote. Dank iCloud lassen sich die Dokumente auch im Webbrowser bearbeiten. Die Programme sind intuitiv zu bedienen und übersichtlich; Texte, Grafiken, Diagramme und Tabellen lassen sich frei bewegbar anordnen, sodass die Oberfläche in der Textverarbeitung fast schon wie ein Publishing-Programm à la InDesign erinnert. Allerdings ist der Funktionsumfang im Vergleich zu anderen Office-Paketen insgesamt eingeschränkt und die Kompatibilität nicht optimal: Open-Office-Formate etwa kann iWorks nicht öffnen.

MS Office 2013

Der Kauf alter Software-Lizenzen ist prinzipell in Deutschland erlaubt. Darüber musste 2012 der Europäische Gerichtshof entscheiden. Seitdem gilt: Mit dem Erstverkauf erlischt das Recht des Herstellers, eine Software ausschließlich zu verkaufen – sofern die Software in der EU oder dem EWR in den Verkehr gebracht wurde. Allerdings tummeln sich auf dem Markt viele schwarze Schafe, und nicht selten werden ungültige Produktkeys verkauft. Wer also Geld sparen möchte, indem er eine ältere Microsoft-Office-Version kauft, sollte sich über den Verkäufer vorher ein wenig schlau machen, denn dieser muss die Software von seinem Rechner löschen und vorhandene Back-up-Kopien vernichten. Deshalb erhält der Käufer bei einem seriösen Händler vor allem den original Lizenzschlüssel, der oft auf die CD-Hülle oder ein Handbuch geklebt ist. Ein elektronisch verschickter Lizenzkey reicht nur dann, wenn der Verkäufer eine Einverständniserklärung des Herstellers liefert.

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Wir vertrauen auf das Original und nutzen das Microsoft-Office-Paket.
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Wir nutzen derzeit Microsoft Office, sind aber auf der Suche nach einer für uns passenderen Lösung.
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Wir sind schon längst auf Cloud-Anwendungen, Open-Source-Software oder andere Anbieter umgestiegen.

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Matthias Thiele
Titelfoto: © Ulrich Baumgartens/Getty Images