Personalmanagement bei Clausohm-Software aus Neubrandenburg

Familienfreundlich und flexibel: Personalpolitik der Zukunft

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Mit individuellen Arbeitszeitvereinbarungen hat es das IT-Unternehmen Clausohm-Software GmbH aus der Nähe von Neubrandenburg, weltweit in den Bereichen Software, Automatisierungstechnik und Cyber Security u. a. für den VW-Konzern tätig, bisher gut durch die Krise geschafft. Ein Gespräch mit dem Human-Ressources-Leiter Stefan Otto über die Rolle von Kommunikation und die Hürden beim Homeoffice.

Faktor A: Herr Otto, wie ist es Ihrem Unternehmen im vergangenen Jahr ergangen?

Stefan Otto: Bisher lief alles ganz gut. Anfangs mussten wir unsere SPS-Programmierer, die ja im Kundenbetrieb arbeiten, für drei bis vier Monate in Kurzarbeit schicken. Das konnten wir nach einiger Zeit aber durch Weiterbildungen und die Versetzung in andere Projekte aufheben. Unser Unternehmen ist mit den verschiedenen Arbeitsbereichen breit aufgestellt. Da findet sich auch eine andere Aufgabe.

Welche familienfreundlichen Maßnahmen haben Sie wegen Corona ergriffen, um Ihre Mitarbeitenden in der neuen Situation zu unterstützen – und welche gab es schon vorher?

Früher war hier und da in Abstimmung mit der Geschäftsführung ein Tag Homeoffice möglich, längerfristig ging das aber nur mit einem Individualvertrag. Dazu gab es flexible Arbeitszeitmodelle, das heißt Arbeitsbeginn und -dauer konnte in Abstimmung frei eingeteilt werden, wenn im Wochenschnitt die Gesamtarbeitszeit erreicht wurde. Seit März letzten Jahres hat sich das natürlich geändert, und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die es aufgrund ihrer Tätigkeit können, dürfen im Homeoffice arbeiten. In manchen Berufen, wie dem des Elektrikers, funktioniert das natürlich nicht. Das alles wollen wir auch nach Corona weiterführen, in Zukunft aber in einem Wechselmodell mit zwei Tagen Präsenz in der Firma und dem Rest der Woche zu Hause. Corona hat uns hier auf jeden Fall vorangetrieben.

Gibt es auch Maßnahmen abgesehen vom Homeoffice?

Ab nächsten Monat fangen wir außerdem ein betriebliches Gesundheitsmanagement mit externen Dienstleistern an. Es wird Lehrgänge für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben, mit Sportübungen für zu Hause, Anleitungen zum richtigen Sitzen und zu gesunder Ernährung. Da das Sportangebot momentan ja sehr begrenzt ist, wollen wir eine zusätzliche Verbindung zu unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Homeoffice schaffen und auch über Corona hinaus fest etablieren.

Was sind Ihre Erfahrungen nach über einem Jahr unter den neuen Bedingungen?

Ich würde sagen, dass eine gute Kommunikation zumindest für uns der Schlüssel war. Sie ist jetzt noch wichtiger als zuvor! Nicht nur, damit man weiß, wer gerade an was arbeitet, sondern auch, damit man miteinander spricht und sich zumindest auf dem Bildschirm sieht. Wir arbeiten in vielen verschiedenen Teams, die sich nun mehrmals täglich über unser Intranet oder im persönlichen Telefonat austauschen. Anfangs haben wir uns hingesetzt und geschaut, welche Arbeitszeiten für wen am besten passen. Jetzt arbeiten viele in Blocks über den Tag verteilt, je nachdem, wie es die familiäre Situation erfordert. Zum Beispiel beginnt ein Mitarbeiter bereits morgens um vier oder fünf Uhr mit der Arbeit, bevor seine Kinder wach werden. Danach wechseln sich Arbeitszeit und Kinderbetreuung ab. So kommt der Kollege auf seine Arbeitszeit, kann im ständigen Kontakt mit dem Team bleiben, und auch die Kinderbetreuung kommt nicht zu kurz. Das Team weiß Bescheid und kann das berücksichtigen.

„Jetzt arbeiten viele in Blocks über den Tag verteilt, je nachdem, wie es die familiäre Situation erfordert“

Wie haben Sie die neuen Maßnahmen am Anfang praktisch umgesetzt?

Wir haben uns erst einmal einen Überblick darüber gemacht, wer wann woran arbeitet und wie jeder erreichbar ist. Unser Intranet hat es ermöglicht, die Erreichbarkeitszeiten zu dokumentieren. Bis Montagmorgen musste darin jeder seine Zeiten eintragen. Nun haben wir eine neue Software im Einsatz, ein Chat-Programm sowie tägliche Video-Teammeetings. Die soziale Komponente fehlt ja jetzt, und sonst wurschtelt jeder nur alleine vor sich hin.

Stefan Otto ist Leiter der HR-Abteilung bei Clausohm-Software GmbH, Neubrandenburg.
© Clausohm-Software GmbH

Stefan Otto

Das hört sich ja alles recht reibungslos an. Gab es denn auch Hürden zu überwinden?

Ja, die gab es auf jeden Fall. Manchen tut das Homeoffice nicht so gut. Das merkte man dann, wenn die Kommunikation nicht gut lief oder Antworten viel zu spät kamen. Gründe hierfür waren zum einen die nachlassende Selbstdisziplin und die damit verbundenen längeren Antwortzeiten. Andererseits ist die Pandemie eine große psychische Belastung für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nachvollziehbar ist das nur in Gesprächen mit den Teams, Projektleitern und in Einzelgesprächen. Mit diesen Mitarbeitenden haben wir dann geredet, und sie kommen jetzt zwei bis drei Tage pro Woche ins Büro, natürlich unter Einhaltung aller Schutzmaßnahmen.

Wie viel Kontrolle gibt es bei Ihnen im Homeoffice?

Vertrauen ist ein großes Thema beim Homeoffice. Daher haben wir uns anfangs Rahmenbedingungen gesetzt, die jeder für sich erreichen muss. Wir setzen uns immer Zwei-Wochen-Ziele, arbeiten auf bestimmte Termine hin und reagieren als Führungskräfte nur, wenn der Projektleiter eines Teams sagt, dass etwas nicht gut läuft. Wir haben flache Hierarchien, und bei 85 Mitarbeitenden findet sich immer mal ein persönliches Gespräch, und man kann bei einem Problem individuelle Lösungen finden.

Wie könnten solche individuellen Lösungen aussehen? So wie bei jenem Mitarbeiter, der wegen Kinderbetreuung blockweise über den Tag verteilt arbeitet?

Schon vor Corona haben wir Wiedereinstiegsprogramme wie das Hamburger Modell unterstützt. Manchmal ist jedoch für den betroffenen Mitarbeiter eine viel höhere Flexibilität notwendig, und dafür treffen wir dann individuelle Vereinbarungen während der Krankschreibung. So haben wir momentan einen Mitarbeiter, der einen schweren Unfall hatte. Er kommt jetzt wieder ins Büro und arbeitet einige Stunden. Der kleine Ortswechsel hat eine sehr positive Wirkung auf ihn und verschiebt den Fokus von der Verletzung auf die Arbeit. In ein paar Monaten pausiert er dann wieder für weitere Operationen. Gutes Personalmanagement ist einfach ein Aufwand, bei dem nicht gleich ein Ertrag dahintersteht. Diesen Wert können Sie nicht sofort messen. Aber ein mitarbeiternahes Personalmanagement, vor allem auch durch die Geschäftsführung, ist von unschätzbarem Wert für ein Unternehmen.

„Gutes Personalmanagement ist ein Aufwand, bei dem kein messbarer Ertrag dahintersteht, der aber von unschätzbarem Wert für ein Unternehmen ist.“

Der wirtschaftliche Erfolg von Unternehmen hängt zunehmend auch von der Motivation der Mitarbeitenden ab. Fühlen Sie sich da gut aufgestellt für die Konkurrenz am Arbeitsmarkt?

Ich denke schon. Aber alles muss im Rahmen bleiben. Eine 80-Stunden-Woche wie in manchen Start-ups ist nicht unser Anspruch, jedoch finde ich Stellenanzeigen wie die einer Berliner IT-Firma – mit Gratisobst, mitgebrachten Haustieren und tausend Benefits – nicht passend für uns. Wir bieten die Möglichkeit zum Homeoffice, auch nach Corona, Gleitzeit, Gesundheitsprogramme und eine betriebliche Altersvorsorge. Wir können und wollen nicht alles anbieten. Ich persönlich bin fast immer im Büro, weil ich das Arbeitsklima hier besser finde. Zu Hause lasse ich mich leichter von anderen Aufgaben ablenken. Viele Menschen sehen das anders und arbeiten gern von zu Hause aus. Das akzeptiere ich selbstverständlich. Bei uns sind derzeit die Kitas zu, dann muss ich mich mit meiner Frau auch organisieren und die Kinderbetreuung abwechselnd übernehmen.

Würden Sie insgesamt sagen, dass Sie aufgrund bestehender Betriebspolitik und familienfreundlicher Maßnahmen etwas besser auf so eine Krise vorbereitet waren?

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben während der Pandemie und ihrer ganzen Anforderungen eine unglaubliche Leistungsbereitschaft gezeigt, und wir haben keinen Leistungseinbruch verkraften müssen. Ich bin sicher, dass die Betriebspolitik dafür natürlich zu einem Teil mitverantwortlich ist und die Organisation mit unterstützt hat.

Checkliste für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Kurztipps für familienorientierte Personalpolitik

  • Sichern Sie sich mit familienorientierter Personalpolitik einen Vorteil im Wettbewerb um qualifizierte Beschäftigte und einen Imagegewinn für Ihr Unternehmen. Die Vereinbarkeit von Familie, Pflege und Beruf bringt die Interessen des Unternehmens und die Belange der Beschäftigten in Einklang.
  • Bieten Sie initiativ flexible Arbeitszeitmodelle an. Unsere Arbeitswelt ist im Wandel – es entstehen nicht nur neue Berufe, gefragt sind auch Arbeitszeitmodelle, die Gesellschaft, Unternehmen und Persönliches in Balance bringen. Mehr dazu auf teilzeit-info.de
  • Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern situativ das Arbeiten von zu Hause aus. Zu Hause können sich Ihre Beschäftigten die Arbeitszeit flexibel einteilen. So sind sie zum Beispiel in der Lage, besser auf familiäre Bedürfnisse einzugehen.
  • Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Organisation der Kinderbetreuung. Diese Entlastung Ihrer Beschäftigten stärkt ihre Motivation und Verbundenheit mit Ihrem Betrieb. Mehr dazu auf erfolgsfaktor-familie.de
  • Erschließen Sie mit strategischem Wiedereinstiegsmanagement die Potenziale von Frauen am Arbeitsmarkt. Den Wiedereinstieg in den Beruf nach einer Familien- bzw. Pflegephase professionell zu gestalten, lohnt sich gleichermaßen für Beschäftigte und Unternehmen. Mehr dazu auf perspektive-wiedereinstieg.de
  • Haben Sie die Beschäftigten aller Generationen im Blick – betreiben Sie eine lebensphasenbewusste Personalpolitik. Um keinen im Unternehmen zu benachteiligen, stimmen Sie Ihre Angebote im Unternehmen auf die Bedürfnisse und Wünsche der Beschäftigten unterschiedlicher Altersgruppen ab. Angebote für die Generation 50 plus sind genauso wichtig wie Angebote für Generation X, Y und Z.
  • Gehalt ist nicht alles. Neben gesundheitsfördernden Maßnahmen können ebenso gut finanzielle Unterstützungen durch Gutscheine oder Übernahme von Kosten für Dienstleistungen, Geschenke zu persönlichen Anlässen etc. zusätzliche Anreize schaffen. Behalten Sie dabei alle Beschäftigten im Blick, und tun Sie ihnen etwas Gutes. Ein Single fühlt sich dann in Ihrem Unternehmen genauso unterstützt wie beispielsweise Ältere sowie Mütter und Väter. Lassen Sie sich zu steuerfreien Sachzuwendungen von Ihrer Steuerberatung beraten.
  • Machen Sie Ihre Angebote sichtbar. Unterstützende Maßnahmen bei der Vereinbarkeit von Erwerbs- und Privatleben spielen bei der Arbeitgeberwahl eine wichtige Rolle.
  • Lassen Sie sich zertifizieren. Eine Zertifizierung schafft Transparenz nach innen und außen. Das Audit ist eine Marke und ist selbst sprechend. Es gibt unterschiedliche Zertifizierungsstellen wie beispielsweise die der Gemeinnützigen Hertie-Stiftung berufundfamilie oder das AUDiT „Erwerbs- und Privatleben“ des Instituts für Sozialforschung und berufliche Weiterbildung (ISBW gGmbH).
Thomas Besse, Vorsitzender der Geschäftsführung der Arbeitsagentur Neubrandenburg
© Besse

Thomas Besse ist Vorsitzender der Geschäftsführung der Agentur für Arbeit Neubrandenburg.

Kommentar

Es geht um mehr als „nur“ das Gehalt

„Viele Unternehmen fragen sich: Warum fällt es meinen Mitbewerbern leichter, Fachkräfte und Azubis zu finden, warum ist meine Fluktuation höher? Dabei spielt das Image des Unternehmens – der Umgang mit den Beschäftigten – die entscheidende Rolle. Die Unternehmensmarke, das sogenannte Employer Branding, gewinnt mehr und mehr an Bedeutung, weil die demografische und wirtschaftliche Entwicklung in der Mecklenburgischen Seenplatte zu einer Verknappung des Arbeitskräftepotenzials geführt hat. Unternehmen, die sich in Zukunft erfolgreich am Markt positionieren wollen, müssen konsequent an ihrer Arbeitgeber-Attraktivität arbeiten, um talentierte Bewerberinnen und Bewerber von den Vorzügen ihres Unternehmens als Arbeitgeber zu überzeugen. Für mich gilt, im Employer Branding authentisch zu sein. Das heißt, aktiv und transparent über sein Arbeitgeber-Image nach innen wie nach außen zu kommunizieren. Heute – im „War for Talents“ – sind für die Menschen bei der Auswahl des künftigen Arbeitgebers ganz andere Fragen wichtig geworden als „nur“ das Gehalt: Wie familienfreundlich ist das Unternehmen, kann ich im Homeoffice arbeiten, wie sind die Weiterbildungsmöglichkeiten, welche Führungskultur wird gelebt? Was kann mir der zukünftige Arbeitgeber bieten, und passt das zu meinen Wünschen? Kurzum: Ist das Unternehmen für mich ein attraktiver Arbeitgeber? Auf diese und ähnliche Fragen müssen Unternehmen Antworten haben oder aber schnellstens entwickeln, wenn sie sich von der Konkurrenz abheben und Arbeitskräfte von sich überzeugen wollen. Nur so werden sie zukünftig wettbewerbsfähig bleiben. Denn eines ist sicher: Schon in den kommenden zehn Jahren werden demografisch bedingt zigtausend Beschäftigte fehlen. Allein im Landkreis der Mecklenburgischen Seenplatte mehr als 16.000.“

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Barbara Domschky
Titelfoto: © iStock/Morsa Images

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