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Tipps für digitale Meetings

Guter Auftritt in der Videokonferenz

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In vielen Firmen finden Meetings bereits seit vielen Monaten nur noch per Video statt. Das bringt besondere Herausforderungen mit sich. Claudia Peus ist Professorin an der TUM School of Management und forscht zum Thema Führung im digitalen Zeitalter. Im Interview verrät sie, was es braucht, damit die virtuellen Arbeitstreffen reibungslos funktionieren.

Faktor A: Wann sollte man ganz grundsätzlich eine Videokonferenz einberufen, und wann ist nach wie vor der Griff zum Hörer die bessere Alternative?

Claudia Peus: Das hängt davon ab, wie viele Personen involviert sind. Mit mehreren Personen ist ein Video immer leichter, weil die so wichtige nonverbale Kommunikation über die Mimik und Gestik übertragen wird. Die Forschung zeigt eindeutig, dass auf diese Weise der größere Teil der Botschaft transportiert wird. Außerdem kann man besser diskutieren, wenn es die Möglichkeit gibt, durch ein Handzeichen seinen Redebeitrag anzukündigen. Bei Telefonkonferenzen ist es viel schwieriger, sich abzustimmen, wer wann etwas sagt. Im Gespräch mit einer einzigen Person, die man schon lange kennt und zu der man viel Vertrauen hat, kann es dagegen sinnvoller sein, zu telefonieren, weil man sich dann tatsächlich manchmal noch schärfer auf den Inhalt konzentriert und sich nicht beispielsweise durch den Hintergrund ablenken lässt.

Apropos Hintergrund: Viele – sowohl Angestellte als auch Führungskräfte – hatten vor dem ersten Lockdown kein Büro zu Hause. Sie arbeiten jetzt in Zimmern, die dafür zweckentfremdet wurden. Wie wichtig ist es, auch dort Seriosität zu vermitteln, oder ist es sogar sinnvoll, private Einblicke zu geben?

Zunächst ist wichtig, dass man nach wie vor professionell wirkt. Wenn man das komplette Chaos und das ungemachte Bett im Hintergrund sieht, dann trägt das nicht zur Akzeptanz als Führungskraft bei. Die Forschung zum Thema „authentische Führung“ zeigt, dass es wichtig ist, dass eine Führungskraft ganz klar weiß, wofür sie steht, das klar kommuniziert und entsprechend lebt. Das gilt auch im Homeoffice. Gleichzeitig zeigt die Forschung, dass kleine Dinge, die nicht perfekt sind, die Authentizität in der Wahrnehmung der Mitarbeiter erhöhen. Ein unordentlicher Schreibtisch oder Kinderbilder im Hintergrund können deshalb dazu führen, dass die Mitarbeiter den Chef oder die Chefin als Menschen besser kennenlernen und sich stärker identifizieren können.

Bedeutet das, dass es auch in Ordnung ist, wenn die Kinder im Video-Meeting auch mal dabei sein möchten?

Da hat sich die Wahrnehmung komplett geändert. In Deutschland haben wir ja traditionell eine sehr starke Trennung zwischen Berufs- und Privatleben. Diese Annäherung hat jetzt ein bisschen stärker stattgefunden. Ich erlebe allerdings auch, dass es da schon große Unterschiede zwischen Unternehmen gibt.

Claudia Peus
© Claudia Peus

Zur Person

Prof. Dr. Claudia Peus

Claudia Peus ist Professorin für Forschungs- und Wissenschaftsmanagement an der TU München. Seit 2017 ist sie außerdem geschäftsführende Vizepräsidentin für Talentmanagement und Diversity und seit Dezember 2019 Gründungsdirektorin des TUM Institute for Life Long Learning. Zu ihren Forschungsthemen zählen Führung und Führungskräfteentwicklung im digitalen Zeitalter, das Management von Forschungsorganisationen sowie Diversity in Organisationen. 2020 wurde Peus in die Liste „Germany’s Most Inspiring Women“ aufgenommen.

Und wie verhält man sich am besten, wenn der Postbote klingelt?

Das hängt vom Meeting ab, also sowohl von der Zielsetzung als auch von der Anzahl der Teilnehmer. Bei Videokonferenzen ist es noch wichtiger als sonst, klar zu kommunizieren, bei welchem Agendapunkt es um Information, um Diskussion und wann es um Entscheidungen geht.
Ein häufiges Problem ist, dass das den Teilnehmenden gar nicht klar ist. Wenn es um eine Entscheidung geht und jeder im Team mitsprechen soll, dann ist es ungünstig, wenn Einzelne das Meeting verlassen. Wenn es aber um Informationen geht, die einen selbst nicht betreffen, dann halte ich es für unproblematisch, kurz wegzugehen.

„Bei Videokonferenzen müssen die Spielregeln noch deutlicher kommuniziert werden als bei realen Meetings.“

Sie haben schon das Thema „nonverbale Kommunikation“ angesprochen. Was seit Corona in vielen Firmen wegfällt, sind die Gespräche in der Teeküche und an der Kaffeemaschine. Lassen sich diese ebenfalls virtuell ersetzen?

Viele Firmen haben inzwischen virtuelle Lunches und digitale Coffee Breaks eingeführt, damit man sich so austauschen kann, wie man das auch im normalen Leben machen würde. Generell kann ich Führungskräften gerade in diesen Zeiten, in denen die psychische Belastung wirklich hoch ist, empfehlen, in kurze informelle Austauschrunden mit den Mitarbeitern zu gehen. Und auch zu signalisieren: Ich bin für euch da, und ihr seid mir auch als Menschen wichtig.

Darüber hinaus zeigt die Forschung ganz klar, dass ein wichtiger Punkt für den Erfolg von virtuellen Meetings der Small Talk am Anfang ist. Entsprechend ist meine Empfehlung, gezielt am Anfang ein paar Minuten für Small Talk einzuplanen.

In fast jedem Meeting gibt es Teilnehmer, die sehr zurückhaltend sind, und andere, die gerne viel reden. Wie gehe ich als Führungskraft mit dieser Herausforderung um?

Generell gilt: Bei einer Videokonferenz müssen die Spielregeln noch viel deutlicher kommuniziert werden als bei einem realen Meeting. Die Führungskraft hat die Aufgabe, klarzumachen: Was ist das Ziel des Meetings? Wer ist dabei? Wie meldet man sich – hebt man die Hand oder schreibt man in den Chat? Und die Führungskraft muss dann darauf achten, dass alle Teammitglieder involviert sind.

Gerade wenn das Vertrauen noch nicht so groß ist und das Team neu ist, bietet es sich auch an, einen Moderator aus dem Team zu bestimmen. Die Führungskraft ist im Meeting häufig sehr stark für die Inhalte zuständig, sodass es schwierig sein kann, alle Inhalte, die Reaktionen und die Zeit im Blick zu haben. Ein Moderator kann die Führungskraft dabei unterstützen.

Ein Blick in die Zukunft: Sicherlich werden uns Videokonferenzen nicht in dem gleichen Ausmaß erhalten bleiben, aber werden wir dadurch trotzdem die eine oder andere Dienstreise langfristig ersetzen?

Davon bin ich fest überzeugt. Der Irrsinn, dass man für kurze Meetings, einen kurzen Vortrag oder Austausch ein, zwei oder sogar mehrere Tage unterwegs ist und große Strecken zurücklegt, wird so sicherlich nicht fortgesetzt werden. Sich online zu treffen ist zum einen sehr viel klimaschonender, erhöht aber auch die Vereinbarkeit von anspruchsvollen Berufen und Familie, weil man eben nicht tagelang unterwegs, sondern trotzdem abends zu Hause ist.

Gute Online-Meetings

Tipps für die Videokonferenz

  • Neue Technik ausprobieren
    Nichts bringt einen mehr aus dem Konzept, als wenn die Technik streikt. Probieren Sie deshalb ein neues Tool vor dem Meeting in Ruhe aus, und testen Sie die Funktionen.
  • Die richtige Kleidung
    Kleiden Sie sich am besten wie im Büro. Aber Achtung: Vermeiden Sie dabei Karos oder kleine Muster, sonst flimmert das Bild.
  • Die Teilnehmerzahl begrenzen
    Je weniger Personen an einer Videokonferenz teilnehmen, desto leichter lässt sie sich gestalten. Mehr als acht Teilnehmer sollten es nicht sein, um effizient zu arbeiten und klare Ergebnisse zu erzielen.
  • An Regeln halten
    Kamera an, Ton aus: Wenn das für alle gilt, halten sie sich auch daran. Gerade in größeren Runden ist es störend, wenn alle ihr Mikro angeschaltet haben. Idealerweise gibt die Führungskraft vor, wofür der Chat genutzt werden soll.
  • Meetings nicht unnötig in die Länge ziehen
    Videokonferenzen fordern die volle Aufmerksamkeit der Beteiligten. Sie sollten daher maximal 60 bis 90 Minuten lang sein, andernfalls ist eine Pause sinnvoll.
  • Auf die eigene Körperhaltung achten
    Wer als Führungskraft überzeugen will, sollte nicht vornübergebeugt vor dem Monitor hängen. Besser ist es, wenn der Blick geradeaus gerichtet ist.
  • Im richtigen Licht erscheinen
    Ungünstig ist, wenn Teilnehmer das Fenster in ihrem Rücken haben. Stattdessen sollte das Licht idealerweise von vorne strahlen, noch besser sind mehrere Lichtquellen im Raum.
  • Protokoll schreiben
    Nach einem Meeting sollte einer der Teilnehmer ein Protokoll erstellen und an die anderen versenden. So haben alle schriftlich, welche Infos mitgeteilt und welche Entscheidungen getroffen wurden. Auch To-dos können so festgehalten werden.
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Birte Schmidt
Titelfoto: © iStock/VioletaStoimenova

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