Zeiterfassung mit alter Stechuhr

Leit­fa­den

Zeit­er­fas­sung: Was Ar­beit­ge­ber be­ach­ten müs­sen

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Laut Europäischem Gerichtshof müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter umfangreich dokumentieren. Wenn weniger Überstunden angesammelt und mehr Ruhezeiten eingehalten werden, dient das auf lange Sicht der Gesundheit der Arbeitnehmer – und der besseren Produktivität im Unternehmen. Wie Arbeitgeber ein objektives System der Zeiterfassung einführen können, zeigen wir in unserem Leitfaden.

Noch sorgt das Urteil des EuGH für Unruhe: Viele Unternehmer fragen sich, wie sich in einem Umfeld volatiler Märkte und globalem Wettbewerb ein striktes Arbeitserfassungsmodell in den Unternehmensalltag integrieren lässt. Dabei unterstreicht das Urteil nur noch einmal, was arbeitsrechtlich ohnehin schon gelten sollte: dass Mitarbeiter sich nicht krank schuften.

In Arbeitsverträgen ist die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden festgehalten, doch in vielen Unternehmen ist dies heute nicht mehr die Realität. Flexibilität ist gefordert, wenn Umsatzziele und Boni vereinbart oder Bewertungssysteme eingeführt werden. Wie lange es dauert, eine Zielvereinbarung zu erreichen, steht indes nirgendwo.

Arbeitgeber können dieser Berg- und Talfahrt an Über- oder Unterstunden ein Ende setzen, indem sie Zeiterfassungs-Tools in den Unternehmensalltag einführen. Diese können ihnen und ihren Arbeitnehmern das Leben erheblich leichter machen. Unter anderem helfen mobile Anwendungen und Cloud-basierte Dienste dabei, die Arbeitszeit zu erfassen. Diese Möglichkeiten bieten sich an:

Apps
Lösungen bietet unter anderem das Bundesministerium für Arbeit mit der kostenlosen BMAS-App „Einfach erfasst“. Pausen lassen sich damit einfach erfassen, in dem man den Pausen-Knopf drückt. Wird das einmal vergessen, kann die gesetzlich vorgeschriebene Pausenzeit automatisch abgezogen werden. Die Daten sind dann lokal in der App gespeichert und lassen sich E-Mail-Adresse des Arbeitgebers weiterleiten.

GPS
Einige Zeiterfassungssysteme können auch GPS-Daten zum Aufenthaltsort des Mitarbeiters speichern. Aber Achtung: Das ist datenrechtlich nur in Ordnung, wenn die Geodaten durch den Mitarbeiter selbst ausgelöst und gespeichert werden, etwa indem er die Anfangs- und Endzeiten selbst in das System eintippt. Diese Art der Zeiterfassung sollte man unbedingt ausführlich mit den Angestellten besprechen. Sie muss auf freiwilliger Basis laufen.

Synchron
Hier erhält der Arbeitgeber einen sofortigen Einblick in die Daten. Verschiedene Systeme bieten die Möglichkeit zu erfassen, wann genau ein Mitarbeiter Daten eingibt und dies auch sofort für den Vorgesetzten sichtbar zu machen. Mit ihnen lässt sich unter anderem die Zeit für Projekte erfassen oder ein Fahrtenbuch führen.

Ohne App
Wenn die Zeiterfassung via Mobiltelefon von keiner Seite erwünscht ist, bieten sich auch Cloud-basierte Dienste an, die einfach vom PC aus bedient werden können. Bei einigen Systemen erfolgt die Erfassung durch eine virtuelle Stempeluhr. Hier lassen sich Arbeitszeiten auch im Nachhinein erfassen – durch die Mitarbeiter selbst oder einen Administrator. Das System erinnert zu Arbeitsbeginn- und Ende automatisch daran, die Arbeitszeit zu erfassen,  auch Überstunden werden gezählt.

Welches ist das beste System für mich?

Binden Sie Mitarbeiter in die Suche nach einer geeigneten Methode mit ein:

  • Kernfragen stellen
    Welche Arbeitszeitdaten werden in welcher Form gebraucht? Wie wollen wir die Informationen erfassen? Binden Sie unbedingt ihre Mitarbeiter in die Beantwortung dieser Fragen mit ein.
  • Überblick verschaffen
    Auf der Website www.mobile-zeiterfassung.info finden Sie verschiedene Lösungen für Zeiterfassungssysteme. Befassen Sie sich mit den Vor- und Nachteilen der jeweiligen Systeme, recherchieren sie dazu und lesen Sie, was User in den Foren dazu schreiben.
  • Anbieter prüfen
    Melden Sie sich bei den Anbietern und stellen Sie Fragen. Wie lässt sich das System erweitern? Welche Garantien und Servicekosten gibt es?
  • Systeme testen
    Sie und Ihre Mitarbeiter sollten bis zu drei Anbieter für die Dauer von etwa drei Monaten testen. Sammeln Sie danach alle Rückmeldungen vom Team – das ist sehr aufschlussreich und grenzt die Produktwahl nochmal ein.
  • Entscheidung treffen
    Welches System passt am besten zur Crew? Nutzen Sie das System, für das sich alle entschieden haben, für mindestens ein Jahr. Dann haben auch die Mitarbeiter sich an den Einsatz gewöhnt. Da die Märkte sich schnell verändern, bietet es sich nach Ablauf dieser Zeit an, den Anbieter zu wechseln oder sich erneut für den alten zu entscheiden.
Infografik: Leitfaden Zeiterfassung für Arbeitgeber

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Kommentare

enttäuschend, dass es nur teure Lösungen gibt. Unser junger Verein könnte sich Excel-Tools leisten, aber nicht kostenpflichtige Lösungen. Da wir außerdem vom Handytelefonemfang auf dem Lande noch lange 'befreit' sind, interessieren uns einfachere Lösungen als die, die Sie für Städter mit Smartphone und Kenntnissen bereitgestellt haben. Und was ist mit der älteren Putzhilfe vom Dorf?
O.ä.
Mit Freude würde ich weitere Infos empfangen

Mit freundlichem Gruß
A. Specht

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Liane Müller Zimmermann
Titelfoto: © FooTToo/Getty Images

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