Leitfaden
Zeiterfassung: Was Arbeitgeber beachten müssen
Laut Europäischem Gerichtshof müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter umfangreich dokumentieren. Wenn weniger Überstunden angesammelt und mehr Ruhezeiten eingehalten werden, dient das auf lange Sicht der Gesundheit der Arbeitnehmer – und der besseren Produktivität im Unternehmen. Wie Arbeitgeber ein objektives System der Zeiterfassung einführen können, zeigen wir in unserem Leitfaden.
GPS
Einige Zeiterfassungssysteme können auch GPS-Daten zum Aufenthaltsort des Mitarbeiters speichern. Aber Achtung: Das ist datenrechtlich nur in Ordnung, wenn die Geodaten durch den Mitarbeiter selbst ausgelöst und gespeichert werden, etwa indem er die Anfangs- und Endzeiten selbst in das System eintippt. Diese Art der Zeiterfassung sollte man unbedingt ausführlich mit den Angestellten besprechen. Sie muss auf freiwilliger Basis laufen.
Synchron
Hier erhält der Arbeitgeber einen sofortigen Einblick in die Daten. Verschiedene Systeme bieten die Möglichkeit zu erfassen, wann genau ein Mitarbeiter Daten eingibt und dies auch sofort für den Vorgesetzten sichtbar zu machen. Mit ihnen lässt sich unter anderem die Zeit für Projekte erfassen oder ein Fahrtenbuch führen.
Ohne App
Wenn die Zeiterfassung via Mobiltelefon von keiner Seite erwünscht ist, bieten sich auch Cloud-basierte Dienste an, die einfach vom PC aus bedient werden können. Bei einigen Systemen erfolgt die Erfassung durch eine virtuelle Stempeluhr. Hier lassen sich Arbeitszeiten auch im Nachhinein erfassen – durch die Mitarbeiter selbst oder einen Administrator. Das System erinnert zu Arbeitsbeginn- und Ende automatisch daran, die Arbeitszeit zu erfassen, auch Überstunden werden gezählt.
Welches ist das beste System für mich?
Binden Sie Mitarbeiter in die Suche nach einer geeigneten Methode mit ein:
- Kernfragen stellen
Welche Arbeitszeitdaten werden in welcher Form gebraucht? Wie wollen wir die Informationen erfassen? Binden Sie unbedingt ihre Mitarbeiter in die Beantwortung dieser Fragen mit ein. - Überblick verschaffen
Auf der Website www.mobile-zeiterfassung.info finden Sie verschiedene Lösungen für Zeiterfassungssysteme. Befassen Sie sich mit den Vor- und Nachteilen der jeweiligen Systeme, recherchieren sie dazu und lesen Sie, was User in den Foren dazu schreiben. - Anbieter prüfen
Melden Sie sich bei den Anbietern und stellen Sie Fragen. Wie lässt sich das System erweitern? Welche Garantien und Servicekosten gibt es? - Systeme testen
Sie und Ihre Mitarbeiter sollten bis zu drei Anbieter für die Dauer von etwa drei Monaten testen. Sammeln Sie danach alle Rückmeldungen vom Team – das ist sehr aufschlussreich und grenzt die Produktwahl nochmal ein. - Entscheidung treffen
Welches System passt am besten zur Crew? Nutzen Sie das System, für das sich alle entschieden haben, für mindestens ein Jahr. Dann haben auch die Mitarbeiter sich an den Einsatz gewöhnt. Da die Märkte sich schnell verändern, bietet es sich nach Ablauf dieser Zeit an, den Anbieter zu wechseln oder sich erneut für den alten zu entscheiden.
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Liane Müller Zimmermann
Titelfoto: © FooTToo/Getty Images
enttäuschend, dass es nur teure Lösungen gibt. Unser junger Verein könnte sich Excel-Tools leisten, aber nicht kostenpflichtige Lösungen. Da wir außerdem vom Handytelefonemfang auf dem Lande noch lange 'befreit' sind, interessieren uns einfachere Lösungen als die, die Sie für Städter mit Smartphone und Kenntnissen bereitgestellt haben. Und was ist mit der älteren Putzhilfe vom Dorf?
O.ä.
Mit Freude würde ich weitere Infos empfangen
Mit freundlichem Gruß
A. Specht