So gelingt strategische Personalplanung im Mittelstand

Wer sein Personal strategisch plant, wird dem Wettbewerber morgen einen Schritt voraus sein. Mit einem einfachen Tool gelingt das auch kleinen und mittleren Betrieben – auch in einer Branche, die vor besonderen Umbrüchen steht.

„Wie viele Leute mit welchen Kompetenzen brauche ich in den kommenden Jahren?“ Sich diese Frage jetzt zu stellen, wird ausschlaggebend dafür sein, ob kleine und mittlere Unternehmen noch erfolgreich arbeiten können. Davon ist Jutta Rump überzeugt. Sie ist Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE), einer wissenschaftlichen Einrichtung der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen. Und sie sagt: Strategische Personalplanung war für KMU nie wichtiger als jetzt. „Nachhaltigkeit, digitale Transformation, demografischer Wandel und Corona sind nur einige Beispiele für tiefgreifende Veränderungen, die gerade stattfinden“, meint Rump. Die Veränderungsgeschwindigkeit verdopple sich, und das bedeutet: Unternehmen haben nur noch halb so viel Zeit wie zuvor, auf diese Umbrüche zu reagieren. „Man kann jetzt nicht ohne Cockpit und ohne Navi in den Nebel der zukünftigen Megatrends fliegen“, sagt die Personalexpertin.

Personalplanung quantitativ, aber auch qualitativ

Personalplanung muss deshalb strategisch sein, also nicht nur Bestand und Bedarf vergleichen und die Differenz auswerten. Sie berücksichtigt die Trends der Branche und die Unternehmensstrategie der kommenden Jahre. Neben der eigenen Aufstellung müssen Unternehmer dabei auch Wettbewerber, Kunden und neue Technologien in ihre Überlegungen miteinbeziehen – und nicht nur rein quantitative Personalplanung betreiben. Gerade vor dem Hintergrund neuer smarter Technologien können sich die qualitativen Anforderungen an den Personalbestand grundlegend wandeln. Unternehmen sollten sich laut Jutta Rump also fragen: „Welche Kompetenzen brauche ich an welcher Stelle zu welcher Zeit? Und wie viele davon?“

Weil diese Fragen für KMU so existenziell wie komplex sind, reifte im IBE vor gut fünf Jahren die Idee, die Unternehmen damit nicht allein zu lassen. „Wir haben festgestellt, dass gerade strategische Personalplanung im Mittelstand unterdurchschnittlich behandelt wird. Das ging oft nur mit großen Beratungsunternehmen, die sich kein kleiner Arbeitgeber leisten kann“, sagt Jutta Rump. Also war das Ziel, die Logik der strategischen Personalplanung in ein IT-Tool zu übersetzen, das leichtgängig und praktikabel ist.

Personaltool „Pythia“ bringt Vorteile für KMU

Zwei Jahre später war es so weit: Mit der Förderung durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales war die erste Version von „Pythia“ geboren. Für Unternehmen bietet das Tool zahlreiche Vorteile: „Es ist leichtgängig, selbsterklärend und basiert auf Excel, sodass Unternehmen keine Software dafür installieren müssen“, erklärt Jutta Rump. Dadurch läuft „Pythia“ lokal auf dem Rechner, und die Daten gehen nicht ins Netz oder in eine Cloud. Dieser Aspekt war Rump und ihrem Team besonders wichtig, um den Datenschutz zu wahren und die Unternehmen so zu überzeugen, das Tool zu nutzen. Außerdem ist es kostenlos – und als Auswertung erhalten Anwender einen detaillierten Ergebnisbericht in Form einer PowerPoint-Präsentation sowie einer PDF-Datei, grafisch visualisiert mit Tabellen, Schaubildern und Diagrammen.

Personalplanung ist ein klassischer Top-down-Prozess

„Wenn man Zahlen, Daten und Fakten über sein Personal vorliegen hat, muss man rund zwei Tage einplanen, um ‚Pythia‘ für das eigene Unternehmen durchzuspielen“, sagt Jutta Rump. Sinnvoll ist die Planung über „Pythia“ ab rund zehn Mitarbeitern – „ab 50 sollte man es dringend machen“, sagt sie. Und wer sollte sich um die strategische Personalplanung – ob mit oder ohne „Pythia“ – kümmern? „Es ist zentral, dass Vorstand und/oder Geschäftsführung mit im Boot sind, allein wegen der Unternehmensstrategie der nächsten Jahre, die für die Planung eine wesentliche Rolle spielt“, sagt Jutta Rump. Außerdem sollte jemand aus der Personalabteilung und nach Möglichkeit eine Führungskraft aus dem operativen Tagesgeschäft, wie zum Beispiel ein Produktionsleiter, dabei sein – und wenn man will, eine Person aus dem Betriebsrat. „Aber das Management ist unerlässlich, denn Personalplanung ist kein basisdemokratischer, sondern ein klassischer Top-down-Prozess. Personalplanung kann man nicht delegieren“, so Rump.

Der drohende Fachkräftemangel erzeugt Handlungsdruck

Bisher haben rund 4500 Unternehmen verschiedene Versionen von „Pythia“ genutzt – von der Nachfrage waren Jutta Rump und ihr Team selbst überrascht, können sich den Erfolg aber dennoch erklären: „Ich denke, es liegt vor allem daran, dass viele Unternehmen den demografischen Wandel sehen und mal grob eine Altersstrukturanalyse gemacht haben. Dann haben sie auch ganz plastisch die Abgänge in den nächsten Jahren mit Schock gesehen. Dadurch besteht bei vielen ein Handlungsdruck und auch die Offenheit für eine große Lösung“, sagt Jutta Rump. Und das betrifft zahlreiche Branchen: Mittlerweile hat „Pythia“ neben der Basisversion noch branchenspezifische Lösungen für die öffentliche Verwaltung und den Automotive-Bereich erhalten, Spezifizierungen für die Chemie- sowie für die Metall- und Elektrobranche sind in Arbeit. Jutta Rump sieht aber noch weiteren Bedarf: „Auch der Handel und Krankenhäuser, ja der gesamte Pflegebereich, bieten sich an, denn auch dort kämpft man mit zunehmendem Fachkräftemangel.“

Strategische Personalplanung im Automobilbereich

Nicht umsonst war aber die Spezifizierung für die Automobilbranche eine der ersten: Durch die Umstellung auf Elektromobilität ist der Bereich von einer weiteren tiefgreifenden Veränderung betroffen – zusätzlich zu den anfangs genannten. „Der Antrieb von E-Autos ist wesentlich anders aufgebaut als der konventioneller Fahrzeuge. Dadurch verlieren viele Bauteile und Komponenten an Bedeutung, auf denen das Geschäftsmodell vieler Zulieferer basiert“, sagt Daniel Borrmann. Er ist Wissenschaftler am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) und hat mit seinem Expertenwissen an der Anpassung des „Pythia“-Tools für die Autobranche mitgearbeitet. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich mit der Mobilitätswende und dem Aufbau und Antrieb elektrischer Fahrzeuge. „In der Automotive-Branche war strategische Personalplanung insbesondere bei mittelständischen Unternehmen bislang quasi nicht von Bedeutung, weil es noch nie eine solche Umwälzung wie momentan unter anderem durch Elektromobilität und Digitalisierung gegeben hat“, sagt Borrmann. Aber nun könnten sich die Betriebe nicht mehr darauf verlassen, mit ihrem Know-how aus über 125 Jahren Automobil mit Verbrennungsmotor auch weiterhin gute Geschäfte machen zu können.

Personaltool zeigt: Brauche ich Maschinenbauer oder IT-Fachkräfte?

Wenn 2030 Schluss sein soll mit der Produktion benzin- und dieselbetriebener Fahrzeuge, sei jetzt jedoch der richtige Zeitpunkt, in die Planung einzusteigen: „Wenn ein KMU bisher nur Teile für konventionelle Antriebe gebaut hat, muss es sich Gedanken über neue Produkte machen und sich fragen: Welche Beschäftigten brauche ich dafür?“, sagt Borrmann. „Pythia“ hilft dabei, indem es nach der Strategie fragt und Themen vorgibt, die in nächster Zeit relevant werden: E-Autos, Digitalisierung oder Veränderung des Kundenverhaltens. „Dementsprechend stellt sich dann heraus, ob ich dafür Maschinenbauerinnen, Elektrotechniker oder auch Informatikerinnen brauche. Deren Bedeutung steigt zunehmend, weil Algorithmen auch in der Automobilbranche immer stärker Anwendung finden“, sagt Daniel Borrmann. Wegen des Fachkräftemangels in diesem Bereich, aber auch in den Ausbildungsberufen ist strategische Personalplanung für ihn unabdingbar.

Zum Personalplanungstool „Pythia“

Checkliste

Die fünf zentralen Fragen der strategischen Personalplanung

• Wie sieht die langfristige Strategie für Ihr Unternehmen aus?
• Wie setzt sich Ihre Belegschaft heute zusammen?
• Welche Belegschaft benötigen Sie in Zukunft?
• Wo haben Sie Handlungsbedarf?
• Welche Maßnahmen setzen Sie um?

Quelle: INQA