Morgens um 8 Uhr – eigentlich müsste der Körper frisch und der Geist wach sein. Angesichts des anstehenden Arbeitspensums fühlt sich der Bauunternehmer Heiner Kemp aber schon jetzt erschöpft: Ein Mitarbeiter will dringend Probleme auf der Baustelle durchsprechen, ein neuer Kunde hat sich für 11 Uhr angekündigt und erwartet einen Kostenvoranschlag, der abendliche Termin mit der Steuerberaterin muss ebenso vorbereitet werden wie der Vortrag vor den Innungskollegen in zwei Tagen. Für Unternehmer, insbesondere solche von kleinen und mittleren Betrieben, in denen die Chefin oder der Chef täglich selbst an vorderster Kundenfront steht, kann der Tag oft nicht lang genug sein.

Insofern steht das Beispiel stellvertretend für unzählige Kleinunternehmer. Egal ob Friseurmeisterin, Blumenhändler oder selbständiger Architekt: Laut einer Studie der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin kennen die meisten Selbständigen eine 40-Stunden-Woche nur vom Hörensagen. Stattdessen arbeitet ein gutes Drittel zwischen 40 und 48 Stunden, mehr als ein Viertel stehen bis zu 60 Stunden pro Woche im Geschäft, fast jeder Dritte sogar noch länger. Und wer Beschäftigte hat, verbringt noch mehr Zeit in der Firma. Die große Mehrheit leidet, so die Umfrage, unter dem Termin- und Leistungsdruck, unter der Vielzahl an Arbeiten, die gleichzeitig zu betreuen sind, und an ständigen Unterbrechungen.

Um das Gefühl eines Hamsterrad-Daseins zu entkräften und einer gewissen Ohnmacht entgegenzuwirken, kann ein besseres Zeitmanagement hilfreich sein.

Warum Zeitmanagement individuell sein muss

Die Palette an Ratgebern für eine effiziente Nutzung des Tages ist reichhaltig. Es ist gut, sich die gängigsten Handlungsempfehlungen anzuschauen, sagen Fachleute. Gleichzeitig raten sie aber davon ab, sich überstürzt an die 1:1-Umsetzung zu machen. Denn: Nicht jeder Rat passt. „Menschen und Berufe sind unterschiedlich, sodass eine Empfehlung allein nicht helfen kann. Wandeln Sie die Standardtipps so ab, dass sie in Ihr Unternehmen passen – und vor allem so, dass sie sich gut anfühlen“, rät Burkhard Krupa, Zeitmanagementtrainer in Berlin.

„Wer sich am Ende eines Tages sagen kann: ‚Mensch, heute habe ich bewusst entschieden, mich nicht vom Telefonklingeln unterbrechen zu lassen‘, hat doch schon ein Stück Freiraum gewonnen.“Alexander Pauly, Zeitmanagement-Trainer

Sinnvoll für ein passgenaues Zeitmanagement ist deshalb, zunächst mit einer Bestandsaufnahme des eigenen Berufsalltags zu beginnen. Über mindestens eine Arbeitswoche in Zehn- bis 15-Minuten-Schritten Tagebuch führen: Wofür wird die Zeit verwendet? Sind es vorab eingeplante Aufgaben? Oder spontane, selbst beschlossene? Oder solche, die plötzlich von außen herangetragen werden? Die Auflistung ist aufwendig, hilft aber festzustellen, ob und wo überhaupt Bedarf an Veränderung besteht.

Ebenso wichtig: sich die eigene Arbeitsweise bewusst zu machen. Von Geburt an ist in uns festgelegt, wie wir an Dinge herangehen. Die einen gehen eher strukturiert-analytisch vor, die anderen intuitiv-flexibel. Erstere arbeiten linear, können gut mit Zahlen, Fakten und Ordnung. Letztere agieren kreativer, unstrukturierter, sprunghafter und spontaner. „Viele machen den Fehler, ihre Instrumente nicht nach dem eigenen Arbeitsmodus auszuwählen“, sagt Alexander Pauly, Zeitmanagement-Trainer und Buchautor („Crashkurs Zeitmanagement“). „Strukturiert-analytische Menschen können sich beispielsweise mit Excel-To-do-Listen und Outlook-Kalendern gut organisieren. Intuitive macht so etwas eher unglücklich.“ Es ist also sinnvoll, diese Besonderheiten beim Aufstellen der eigenen Agenda zu beachten.